Personuppgifter

För att kunna vårda våra kundrelationer samlar vi in och behandlar personuppgifter om kontaktpersoner hos våra hyresgäster. Det handlar vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer och eventuellt jobbtitel. Uppgifterna får vi normalt direkt från de personer uppgifterna gäller eller på andra sätt från den aktuella hyresgästen. Ibland inhämtar vi uppgifter från offentliga källor, till exempel Bolagsverket. När vi tecknar hyresavtal kan vi också ta kreditupplysning på den andra avtalsparten. Som kontaktperson för en hyresgäst eller som bostadshyresgäst i vår fastighet kan du eventuellt får kundundersökningar, nyhetsbrev och annan information från oss.

Om du använder Felanmälan på KLP fastigheters webbplats behandlar vi de personuppgifter om kontaktpersoner hos våra hyresgäster som nämns ovan alternativt motsvarande uppgifter för en bostadshyresgäst.

Grunden för behandlingen av dessa uppgifter är i regel att det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra avtalsskyldigheter gentemot kunden eller för att vi ska kunna genomföra vissa aktiviteter enligt kundernas önskemål innan ett avtal ingås eller i samband med en felanmälan. 

Av säkerhetsskäl har många av våra fastigheter passagesystem och/eller kameraövervakning. Vid användning av passagesystem registreras normalt namn, e-postadress, telefonnummer och eventuellt en personlig behörighetskod. Denna typ av system används främst för att förhindra att obehöriga personer tar sig in i byggnaden. Alla system för åtkomstkontroll har automatisk radering efter 60–90 dagar.

Kameraövervakning används för att förebygga och utreda straffbara handlingar som skadegörelse, inbrott, stöld etc. och aviseras alltid tydligt. Kameraövervakning används inte i andra syften än detta. Endast personer som har behov av det i sitt arbete har tillgång till inspelningarna. Alla kameraövervakningssystem har automatisk radering efter 14 dagar.

Grunden för behandling av personuppgifter i samband med passagesystem och kameraövervakning är att det är nödvändigt för att tillvarata KLP Fastigheters berättigade intresse av att upprätthålla säkerheten i fastigheterna.

När du ansöker om bostad eller byte av bostad behöver vi göra en bedömning av olika uppgifter om dig för att ta ställning till om vi kan erbjuda dig en bostad som passar din ekonomiska situation och om du lever upp till de krav som ställs för att hyra aktuell bostad. De uppgifter vi behandlar är främst namn, personnummer, kontaktuppgifter, nuvarande adress, kontaktuppgifter till personer i din ansökan, uppgifter från referenser, uppgifter om anställningsförhållande och om din ekonomi och inkomst. Vi tar även en kreditupplysning och inhämtar eventuellt uppgifter från Kronofogden.

Vi behandlar din ansökan med stöd av en intresseavvägning vilket innebär att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina uppgifter och att behandlingen inte bedöms kränka din integritet.

När du är hyresgäst och hyr en bostad hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart, tillhandahålla service och utskick, tillhandahålla jourtjänst eller på annat sätt hantera hyresförhållandet. De uppgifter vi behandla är tex namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress. Vi behandlar även uppgifter om kontaktuppgifter till kontaktpersoner och uppgifter för hyresavisering eller liknande uppgifter.

Grunden för vår behandling av dessa uppgifter är för att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet eller för att fullgöra rättsliga skyldigheter, tex enligt hyresrättsliga regler. Viss behandling sker med stöd av intresseavvägning, tex utskick av information. 

Inhämtade personuppgifter sparas normalt under hela kontraktsförhållandet och tills dess att samtliga mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerat. Personuppgifter kan således sparas så länge det är nödvändigt för att bevaka kvarstående fordringar som rör hyresförhållandet. I det fall hyresförhållandet upphört till följd av misskötsamhet får uppgifter om namn, personnummer, hyresobjekt, avflyttningstidpunkt samt kortfattad uppgift om avflyttningsorsak sparas i högst två år efter det att hyresförhållandet har upphört. Om du inte erbjuds en lägenhet raderas samtliga uppgifter som vi tagit del av dock om vårt avslag beror på misskötsamhet eller att falska grunder åberopats kan uppgifterna motsvarande vad som anges om misskötsamhet i stycket ovan sparas i två år. 

Om du är kontaktperson hos någon av våra affärspartners, till exempel en leverantör av tjänster till våra fastigheter, behandlar vi uppgifter som namn och kontaktuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig eller vid fakturahantering. Vi lagrar också kontaktuppgifter om tidigare och potentiella kunder och affärspartners. Dessa uppgifter behandlar vi bara om vi anser att det är sannolikt att vi kommer att behöva komma i kontakt med det aktuella företaget, till exempel för att erbjuda dem att hyra våra lokaler eller begära en offert på en produkt eller tjänst.

För att administrera avtalsförhållandet inhämtar vi också uppgifter från offentliga källor, till exempel Bolagsverket. Vi kan också ta kreditupplysningar i samband med utvärderingen av leverantörer.

Grunden för behandlingen av dessa uppgifter är i regel att behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna antingen teckna ett avtal med eller fullgöra våra avtalsskyldigheter gentemot affärspartnern. Efter att avtalet har upphört att gälla är grunden för fortsatt behandling av dessa uppgifter vårt berättigade intresse av att säkerställa en effektiv drift av vår verksamhet. Detsamma gäller behandlingen av uppgifter om potentiella affärspartner.

I vissa av våra fastigheter finns system för besöksregistrering. I ett sådant system registreras normalt namn, arbetsgivare, e-postadress, telefonnummer och eventuellt registreringsnummer på bil. Den här typen av system används främst för att säkerställa att obehöriga personer inte uppehåller sig i fastigheten samt för att möjliggöra ett effektivt genomförande av möten och liknande. Uppgifter från besökarregistrering raderas inom 20 dagar.

Som nämnts ovan finns kameraövervakning i våra fastigheter. I detta sammanhang behandlar vi uppgifter om dem som besöker våra fastigheter. Läs mer om detta under ”Om hyresgäster i våra fastigheter”.

När du besöker KLP Fastigheters webbplats behandlar vi olika typer av uppgifter om hur du använder webbplatsen, såvida du inte har motsatt dig eller inte gett ditt samtycke till sådan behandling. Detta gör vi genom så kallad lokal lagring och med hjälp av cookiefiler.

Uppgifterna som vi inhämtar med hjälp av denna teknik använder vi till olika ändamål, till exempel för webbanalys. Vi undersöker bland annat hur mycket tid användarna tillbringar på olika sidor, vilka länkar de väljer att klicka på och hur långt de skrollar ner på sidorna. För detta använder vi verktyget Google Analytics. Vi använder också lokal lagring och cookiefiler för marknadsföringsändamål om du har godkänt detta. I dessa fall använder vi oss av samarbetspartner som tex Youtube. Du kan läsa mer om vad de här verktygen gör och behandlingen av personuppgifter i respektive sekretesspolicy. 

Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter genom användning av lokal lagring och cookiefiler i vår cookiepolicy. 

I vissa av våra fastigheter finns ett allmänt tillgängligt trådlöst nätverk. Om inget annat anges är det en kostnadsfri tjänst som gäster i våra fastigheter kan använda sig av enligt angivna villkor. Du kan bli ombedd att uppge namn, telefonnummer och e-postadaress. Dessutom registreras och lagras din IP-adress, MAC-adressen, tidpunkten för inloggning och mängden data som används. Uppgifterna används för att identifiera och autentisera användare av nätverket samt för att förbättra användarupplevelsen genom att automatiskt logga in enheterna vid nästa besök.

Om du inte vill bli automatiskt inloggad vid framtida besök kan du konfigurera detta i Wifi-inställningarna på din telefon. Välj ”Glöm det här nätverket”. E-postadress/telefonnummer, MAC-adress och datamängd behandlas för att generera aggregerad statistik om besöksmönster.

Grunden för behandlingen av dessa uppgifter är i regel att det är nödvändigt för efterlevnaden av avtal om användning av vårt gästnätverk. Behandlingen av uppgifter för statistiska ändamål grundar sig på vårt berättigade intresse av att ha kännedom om användningen av vårt nätverk. 

Om du söker jobb på KLP Fastigheter behöver vi behandla uppgifter om dig för att kunna bedöma din ansökan, administrera rekryteringsprocessen och hitta rätt person till den aktuella tjänsten. Uppgifterna erhåller vi huvudsakligen direkt från dig i din ansökan och vid en eventuell jobbintervju samt från eventuella angivna referenspersoner. Exempel på uppgifter som vi behandlar är uppgifter om din utbildning och bakgrund, dina yrkesmässiga kvalifikationer och språkkunskaper samt våra interna bedömningar och resultat från eventuella personlighetstest. 

I rekryteringsprocessen använder vi också öppna källor som internet och sociala medier som LinkedIn. Om vi använder sådana källor för att inhämta information om dig och vi anser att informationen är relevant för rekryteringsprocessen ges du möjlighet att korrigera eventuella felaktiga uppgifter. För vissa typer av tjänster måste vi behandla personuppgifter om dig för att kunna genomföra lagstadgade lämplighets- och säkerhetsbedömningar. 

I vissa fall anlitar vi rekryterings- och bemanningsföretag och beroende på upplägg kan dessa företag fungera som våra personuppgiftsbiträden. Uppgifter från rekryteringen, såsom referenstagning och personlighetstest raderas när rekryteringsprocessen har avslutats. Om du anställs på KLP Fastigheter överförs vissa uppgifter till personalregistret på KLP Fastigheter. 

Grunden för behandling av personuppgifter vid anställning är i regel att det är nödvändigt för att ett eventuellt anställningsavtal ska kunna upprättas. Grunden för behandling av uppgifter från kompetens- och personlighetstester är samtycke.